したいこと
- Outlookのフォルダ名を検索したい 。
- Outlookのフォルダを検索したい。
- 手動で分類したOutlookのフォルダを検索したい。
- 階層を深くしたのでフォルダの場所がどこか知りたい。
- 行方不明の仕分けフォルダがどこに行ったか知りたい。（誤操作含む）
Outlookのメール整理の仕方は？
Outlookの使い方にもよりますが、私は以下のように、
- フォルダを名前で分類して、XX_のように番号を付けます
- さらにその下にもYY_のように番号を付けて分類します。
- 何度もあるようなものは、20YYMMDD_等のように起点の時間でフォルダを作成
- ただし、このようにフォルダ分けを行う整理だと、階層化を深くしがち。深くすると探すのが困難に。。
他にも色々なメール整理術があると思うのですが、それはまた今度調査するとして。
メール自体の検索は検索ウィンドウから可能なのですが、フォルダ名の検索は標準機能としてはありません。なので、上のような整理方法だとフォルダ名がわからなくなるとどこに何があるのかわからなくなってしまうと、メールが行方不明になってしまい、検索するのに非常に時間がかかってしまいます。
結論１・アドインを使用して検索
上記のような問題点に対処するために、フォルダ検索用のアドインを作成しました。無料でフリーのアドインです。下記のリンクよりダウンロードください。 結構使い勝手は良いです。３階層程度までは検索可能です。（結論２のマクロを参考に作成しました。）
“Outlook Search Support Addin V1.0” をダウンロード SearchSupport_V1.0.zip – 2636 回のダウンロード – 131 KB
インストールの仕方と軽い使い方は、以下のリンクを参照。細かい使用方法は現在記事作成中です。しばしお待ちを。
検索結果は以下のようになり、検索結果のフォルダ欄をクリックすると実際にフォルダが開くようになっています。
結論２・VBAマクロで検索
作っておられる方がおられました。ExtendOffice.comさんのこのページを参照してください。ワイルドカードも使えます。アドインをインストールできない方はこちらをどうぞ。
その他
標準機能の検索オプションが沢山ありますので、以下に画像をメモとして貼り付けておきます。これだけ機能があって標準機能でフォルダ検索が無いというのは、Microsoftが想定している使い方と違うのか？？ とか思ってみたりもします。ここら辺を丁寧に調べてみるのも面白いかもしれません。
