この題名の通り、Outlookで会議室予約・社用車予約、可能なら設備予約も出来ないのかとなぁと探していたのでその結果をまとめてみました。
結論
- ちゃんと使う人が入力・管理する意識づけが重要
- Outlookでやる場合は、 Exchange Online が必要。(Exchange Onlineをメールサーバとしている必要性あり。)
- 必要に応じて、アプリ・Webサービス・エッジ(Echo Show + Alexa for business )等も検討に入れてみる。
探し始めた理由と色んな職場
事の始まりは社用車の予約状況が出来るサービス・システムがないのかなぁと相談を受けたところから始まります。そこから色々とアプリ・Webサービスを探し始め、そういえば、前職ではOutlookで会議室予約できたなぁと思い出しました。でも現在の職場では会議室予約って、使ってないよなと。。思い起こしてみると、前職は情報システム部のような部門が公式に推奨していたメーラがあり、 Winbiff ⇒ Thunderbird ⇒ Outlook と変わっていきました。
会議室予約については、Winbiff ・Thunderbirdを使用していた頃は、社内サーバ(Linux)の会議室予約システムを使用。また自部門の予定共有はGroup Watcherのようなソフト(ファイルサーバにファイルを保存しておいて、それを参照するソフト)を使用していました。
Exchange Onlineってなんなん？
それが、OutlookになってからはOutlookのカレンダー機能に統合されて、会議室予約・予定共有もできるようになったように思っていました。調べると、この機能はExchange Online(メールサーバ)により実行されているので、Exchange Onlineを使用していないとダメとのこと。
Microsoft Exchange Online は、Microsoft Exchange Server の機能をクラウドベースのサービスとして提供するホスト型のメッセージング ソリューションです。ユーザーは PC、Web、およびモバイル デバイスから電子メール、カレンダー、連絡先、タスクにアクセスできます。Active Directory と完全に統合するので、管理者がグループ ポリシーを他の管理ツールと共に使用し、環境全体にわたって Exchange Online 機能を管理することができます。
Exchange Online サービスの説明 (Microsoftのサイトへ移動)
ということで、レンサバの会社で格安のメールサーバを運用しているような組織(今の組織)ではちょっと厳しいのかなと。始めからなのか、こういう事をを機会にMicrosoft365を使い切ると決めて、Exchange Onlineも併せて申込むなら小さな組織でもOutlookの予定表で会議室や社用車が予約できるかと思います。比較的大きい会社だとスケールメリットも大きいなぁと感じました。（経営判断として割り切りが必要ですが。）
アプリ・Webサービス・エッジ
他も色々と考えてみました。
アプリなら、やっぱりTimeTreeかと。様々なアプリを使いたいなら、Kintoneを使用して、会議室予約・社用車予約だけでなく、そのほかの業務効率化と含めてしまっても良いかもしれません
Webサービスなら、Google カレンダーで共有、他はここに示されるような予約サービスでもいけますね。サイボウズとかを申込んでも良いかもしれません。
そのほか、調べている途中で、ちょっとITに詳しくないような人でも使えるようにとボスが言っていたでと言っていたらしく、条件がきつくなりました。そうなると、Alexa for businessみたいなので、声で入力できるような物も視野に入れてみると良いかもしれません。Echo Showなどを会議室分入れて、台数分共有デバイスのライセンスを購入することで、使用可能になります。Outlook(Exchange Online)との連携をしている方もおられたので、そういう方向でもいけるかと思います。
で、弊組織では、どうするのかというと、PCに入れて共有フォルダで管理するようなフリーのソフトウェアの導入することにしました。なんにせよ。使う人への意識づけが重要になってくることは間違いないので、そういう部分の問題の方が大きいかと思います。
まぁ、共有フォルダでやるならOutlookの会議室アドインを作っても良いんじゃないかなという気もしたなぁ。。それは追々考えます。
